Bewirtungsaufwendungen – Voraussetzungen für den steuerlichen Betriebsausgabenabzug

 

Für die Anerkennung des steuerlichen Betriebsausgabenabzugs sind zum einen die üblichen Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung (siehe Link), sowie zusätzliche Bewirtungsangaben durch den Steuerpflichtigen notwendig.


In Zeiten der Digitalisierung haben sich darüber hinaus wichtige Ergänzungen zu den o.g. Voraussetzungen ergeben (vgl. BMF-Schreiben IV C 6 – S 2145/19/10003 vom 30. Juni 2021), die ab dem 01. Juli 2021 zu berücksichtigen sind.

 

Folgende Bewirtungsangaben sind gem. § 4 (5) S. 1 Nr. 2 EStG durch den Steuerpflichtigen auf einem Bewirtungsbeleg zeitnah schriftlich anzugeben:

  • Ort der Bewirtung
  • Tag der Bewirtung
  • Teilnehmer
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen

Diese Angaben können durch einen formlosen Eigenbeleg ergänzt oder auf dem originalen Beleg/der originalen Rechnung angegeben werden.

(Bei Bewirtungen in einem Bewirtungsbetrieb genügen auf dem ergänzenden Eigenbeleg Angaben zu den Teilnehmern und dem Anlass der Bewirtung. Der Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterzeichnen.)

 

Durch das Zeitalter der Digitalisierung verfolgen immer mehr Unternehmen einen einheitlichen digitalen Workflow.

Die schriftliche Aufzeichnung der notwendigen Bewirtungsangaben auf dem originalen Beleg ist daher eher umständlich bzw. möchte man den digitalen Prozess vielleicht gar nicht erst durchbrechen.

Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen ist Folgendes ab dem 01.07.2021 zu beachten:

  • Die Rechnung kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitaler Beleg) oder der Beleg in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierter Beleg).
  • Jede Korrektur/Ergänzung auf dem digitalen bzw. digitalisierten Beleg muss dokumentiert werden.
  • Wenn die Bewirtungsangaben auf einem separaten Eigenbeleg erbracht werden, müssen die beiden Dokumente (Bewirtungsbeleg und Eigenbeleg) zusammengefügt werden oder einen eindeutigen Hinweis zur gegenseitigen Zugehörigkeit enthalten.
  • Elektronische Aufbewahrung des digitalen Dokuments.
  • Beachtung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, sowie der Aufbewahrung in elektronischer Form (GoBD).

 

Konkret sind zur Erfüllung des § 4 (5) S. 1 Nr. 2 EStG folgende Angaben zusätzlich zu erbringen:

  • Erstellung eines digitalen Eigenbelegs mit den o.g. Bewirtungsangaben oder elektronische Ergänzung auf dem digitalen bzw. digitalisierten Bewirtungsbeleg und Zeitpunkt der elektronischen Aufzeichnung
  • Elektronische Unterzeichnung oder Genehmigung des Steuerpflichtigen auf dem Dokument und Zeitpunkt der elektronischen Aufzeichnung

 

Ist im Rechnungsbetrag das gezahlte Trinkgeld nicht maschinell berücksichtigt, ist der Betrag durch Quittierung des Empfängers des Trinkgelds auf dem originalen Bewirtungsbeleg anzugeben.

 


Ab dem 01.01.2023 gelten folgende weitere Voraussetzungen:


Führt der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem, muss darüber hinaus der Bewirtungsbeleg maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet worden sein. Der Steuerpflichtige kann die Erfüllung dieser Voraussetzungen annehmen, wenn der Beleg eine Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls enthält (diese Angaben können auch in Form eines QR Codes dargestellt werden).

Sind die beiden Angaben auf dem Bewirtungsbeleg nicht erbracht und wurde die Rechnung unbar bezahlt, ist der Zahlungsbeleg beizufügen.


Handschriftlich oder nur maschinell erstellte Bewirtungsbelege sind (in Fällen eines Bewirtungsbetriebs mit elektronischen Kassensystem) vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.



Autorin: Lena Ohmer (13.08.2021)